Werkkostenregeling per 1 januari 2015 ook binnen het onderwijs verplicht

Met ingang van 1 januari 2015 geldt de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor ieder schoolbestuur. Tot en met 2014 kon u op basis van de overgangsregeling nog kiezen voor toepassing van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Deze overgangsregeling is echter komen te vervallen. Het doel van de WKR: het eenvoudiger en toegankelijker maken van de betreffende belastingwetgeving. De werkelijkheid is echter anders. In deze bijdrage delen wij onze ervaringen met een gedetailleerde en gecompliceerde regeling.

Met ingang van 1 januari 2015 geldt de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor ieder schoolbestuur. Tot en met 2014 kon u op basis van de overgangsregeling nog kiezen voor toepassing van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Deze overgangsregeling is echter komen te vervallen. Het doel van de WKR: het eenvoudiger en toegankelijker maken van de betreffende belastingwetgeving. De werkelijkheid is echter anders. In deze bijdrage delen wij onze ervaringen met een gedetailleerde en gecompliceerde regeling.

Hoe ziet de Werkkostenregeling er in de praktijk uit?

Op basis van het huidige loonbegrip wordt in beginsel al hetgeen dat een werknemer geniet in het kader van een huidige of vroegere dienstbetrekking gekwalificeerd als loon. Hierbij moet onderscheid worden gemaakt tussen brutoloon en eindheffingsbestanddelen. De laatstgenoemde looncomponenten vormen de basis van de WKR. De WKR biedt de inhoudingsplichtige de mogelijkheid om op jaarbasis maximaal 1,2% van de loonsom belastingvrij te vergoeden of te verstrekken aan werknemers. Wat bovenop deze ‘vrije ruimte’ wordt vergoed of verstrekt zal echter worden belast met een 80%-eindheffing ten behoeve van de werkgever. De eenvoud van deze regeling wordt vertroebeld door het feit dat niet alle vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte vallen. De WKR maakt namelijk gebruik van een aantal bijzondere kwalificaties; de ‘gerichte vrijstellingen’ en ‘nihilwaarderingen’ en de vraag wat wel en niet tot de ‘intermediaire kosten’ behoort. 

Wat zijn onze ervaringen in de praktijk met de Werkkostenregeling?

Het loonbegrip is het uitgangspunt van de WKR en omvat alles wat uit dienstbetrekking wordt genoten en al hetgeen wordt verstrekt in het kader van de dienstbetrekking, onder welke naam en in welke vorm dan ook. Vervolgens dient u te bepalen welke eindheffingsbestanddelen niet in de vrije ruimte vallen, waarbij de gerichte vrijstellingen en nihilwaardering van belang zijn. Het kwalificeren van deze loonbestanddelen op basis van een inventarisatie blijkt vaak een zeer complexe aangelegenheid. 

Allereerst ontstaat een probleem doordat het loonbegrip in de belastingwet en het loonbegrip in het maatschappelijk verkeer niet overeenkomen. Hierdoor vallen enkele kosten als zijnde loon in de vrije ruimte, terwijl deze zaken in het maatschappelijk verkeer niet als loon worden ervaren. Het vergoeden van VOG-verklaring door de werkgever is bijvoorbeeld loon voor de werknemer en dient voor de WKR in de vrije ruimte te worden opgenomen. Vergist u zich dus niet in het ruime loonbegrip van de WKR!

Daarnaast wordt de kwalificatie binnen de WKR op zeer gedetailleerd niveau bepaald, waarbij de gevolgen van een verkeerde kwalificatie groot kunnen zijn. Zo geldt voor de kerst- en nieuwjaarsborrel op de werkplek een nihilwaardering, terwijl de kosten in de vrije ruimte vallen op het moment dat dergelijke personeelsfeestjes buiten de werkplek worden gehouden. Een bloemetje aan de werknemer wordt niet aangemerkt als loon, maar het verstrekken van waardebon valt weer wel onder het loonbegrip en moet worden opgenomen in de vrije ruimte. Veel schoolbesturen zijn naar onze ervaring te weinig bekend met dergelijke complexe kwalificaties en bijbehorende vastlegging in de administratie, wat vanaf 1 januari 2015 voor problemen kan zorgen.

De WKR heeft ook gevolgen voor de fietsregeling. Ondanks de vele geluiden dat het fietsplan per 1 januari 2015 zou verdwijnen, is het binnen de WKR nog steeds mogelijk om, met behulp van een uitruil van bruto en netto loon, op een fiscaal voordelige manier fietsen aan werknemers aan te bieden. Hetzelfde geldt voor de onbelaste vergoeding voor de vakbondscontributie. Het aanbieden van deze mogelijkheden aan uw werknemers kan echter grote gevolgen hebben voor de vulling van de vrije ruimte. Wij adviseren u dan ook om de huidige regelingen zorgvuldig onder te loep te nemen.

Ook de bijdragen aan de personeelsvereniging van de scholen kunnen onder voorwaarden buiten de vrije ruimte worden gehouden. Wij ondervinden echter dat niet altijd duidelijk is aan welke voorwaarden de personeelsvereniging moet voldoen om te voorkomen dat de bijdrage van de werkgever aan de personeelspot in de vrije ruimte wordt betrokken. 

Tenslotte verwachten wij dat de WKR de komende periode zal blijven ontwikkelen en veranderen, omdat de regeling nog niet is uitgekristalliseerd. Op dit moment kent de regeling nog veel open einden, wat tot onduidelijkheid leidt. Het is bijvoorbeeld niet duidelijk wat de behandeling is van een teamuitje met een maatschappelijk karakter. Wat is de kwalificatie van de totale kosten als een studiedag (gerichte vrijstelling) wordt afgesloten met een personeelsfeest (vrije ruimte)? Is het mogelijk om deze kosten te splitsen? Wij hopen in de komende periode meer duidelijkheid omtrent dergelijke vraagstukken te krijgen en adviseren u op de hoogte te blijven van deze ontwikkelingen.

Heeft de Werkkostenregeling gevolgen voor uw arbeidsvoorwaarden?

Bij het bepalen van de gevolgen van de WKR moet het huidige pakket van arbeidsvoorwaarden worden geanalyseerd. Een gewijzigde belastingwetgeving zorgt namelijk niet voor aangepaste arbeidsvoorwaarden. Deze voorwaarden dragen met de verplichte invoering van de WKR echter wel bij aan een mogelijke 80% eindheffing. Wij adviseren u zodoende de huidige arbeidsvoorwaarden nauwkeurig te onderzoeken, in te schatten wat de gevolgen zijn van deze arbeidsvoorwaarden en de voorwaarden vervolgens optioneel aan te passen. Hierbij is het van belang om te beseffen dat u de arbeidsvoorwaarden mogelijk niet altijd kunt aanpassen! Denk hierbij aan de cao en de lopende contracten van de betreffende werknemers.

Wat zijn de gevolgen van de Werkkostenregeling voor uw administratie?

Om de gevolgen van de WKR goed in kaart te brengen, adviseren wij u om uw administratie aan te passen. De Belastingdienst schrijft namelijk voor dat uit uw administratie naar voren moet komen welke bedragen zijn opgenomen in de vrije ruimte en welke bedragen zijn gekwalificeerd als gerichte vrijstelling. Hierbij geeft de Belastingdienst geen richtlijnen, waardoor u zelf verantwoordelijk bent voor de aanlevering van deze benodigde informatie. De insteek van de WKR zou een administratieve lastenverlichting moeten opleveren voor de werkgever, maar onze ervaring leert dat deze lastenverlichting voor veel schoolbesturen vooralsnog ver te zoeken is.

Wat kunnen wij voor u betekenen?

Organisaties willen zo precies mogelijk weten hoe ze er voor staan en of de 1,2% vrije ruimte wordt overschreden. Een goede inventarisatie van al uw vergoedingen en verstrekkingen is hierbij de belangrijkste eerste stap. Govers Onderwijs heeft daarom een handzame WKR-inventarisatietool ontwikkeld. In deze tool kunnen de gegevens op een voor uw schoolbestuur concrete en eenvoudige manier worden verwerkt. De goede kwalificatie van alle vergoedingen en verstrekkingen is echter een complexe aangelegenheid. Het kennisteam binnen Govers Onderwijs is graag bereid om u een toelichting op onze inventarisatietool te geven of u te adviseren bij de analyse van de WKR-gevolgen op basis van de huidige arbeidsvoorwaarden en regelingen. Op basis van de huidige arbeidsvoorwaarden en administratie adviseren wij u in de mogelijkheden voor uw organisatie om uw arbeidsvoorwaarden en administratie aan te passen en een eventuele overschrijving van de vrije ruimte te voorkomen. Hierbij houden wij uiteraard rekening met de cao en andere contractuele verplichtingen. Tenslotte houden wij u op de hoogte van alle ontwikkelingen inzake de WKR, zodat u de komende jaren niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande vragen hebben, neem dan contact op met ondergetekende of met uw contactpersoon binnen Govers Onderwijs Accountants.

Thomas Neijzen

Thomas Neijzen

Wilt u reageren of meer informatie?